En su libro The Effective Executive, Peter Drucker afirma que “eficacia es hacer las cosas correctas y eficiencia hacer las cosas correctamente”. La Retrospectiva Drucker es una técnica que utiliza estas definiciones
Para qué sirve
Con la Retrospectiva Drucker, el grupo evalúa la eficiencia y la eficacia de su trabajo conjunto. Es decir, sus procesos y los resultados. Y prevé acciones de mejora.
Destinatarios
La Retrospectiva Drucker demostró su eficacia con grupos de nivel ejecutivo que se reúnen periódicamente, pero puede utilizarse con éxito en equipos de desarrollo o cualquier equipo de trabajo.
Formato de la Retrospectiva
El formato es libre. Suelo comenzar la sesión leyendo la frase de Drucker sobre eficiencia y eficacia. Acto seguido, los participantes pueden, por ejemplo, escribir los temas en post-its y pegarlos en un cuadro, como por ejemplo el de la figura que aparece a continuación. Una alternativa es realizar un debate abierto o un turno de comentarios, y recoger el resultado en un documento o en el mismo cuadro.
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Las preguntas sobre eficiencia y eficacia pueden adaptarse según el contexto, pero suelen escapar bastante del patrón a seguir:
- ¿en qué fuimos eficientes en nuestro trabajo?
- ¿en qué fuimos eficaces en nuestro trabajo?
- ¿qué podría hacernos más eficientes en nuestro trabajo?
- ¿qué podría hacernos más eficaces en nuestro trabajo?
Las respuestas a las dos últimas preguntas deben transformarse en acciones de mejora, de las que serán responsables uno o más miembros del grupo.
He utilizado recientemente la Retrospectiva Drucker para una reunión de una junta directiva a la que pertenezco y las preguntas fueron un poco diferentes, como se muestra a continuación:
- ¿qué nos ayudó a ser eficientes en nuestros procesos de toma de decisiones?
- ¿qué nos ayudó a ser eficaces como resultado de nuestras decisiones?
- ¿qué podría ayudarnos a ser más eficientes en nuestros procesos de toma de decisiones en el futuro?
- ¿qué podría ayudarnos a ser más eficaces (es decir, tomar mejores decisiones) en el futuro?
Hicimos un turno en el que cada uno dio su opinión mientras que uno de los participantes tomaba notas.
Conclusión
El análisis del trabajo de un grupo desde el punto de vista de la eficiencia y la eficacia puede ayudar a ese grupo a centrarse en la mejora de sus procesos, pero manteniendo como objetivo estricto mejorar los resultados de su trabajo. Este es el mayor beneficio esperado de la Retrospectiva Drucker.
