Ha estado en algunas reuniones en las que:
- se ha discutido mucho y no se ha decidido nada;
- se ha escuchado el argumento «vamos a resolver primero las «cositas» de 5 minutos y después las más importantes»;
- y las cositas han ido desde los objetivos de la empresa para el próximo trimestre hasta el resultado del partido del domingo;
- ha tenido esa sensación de: «¿qué hago aquí?»;
- ha ido al baño, has pedido un café, revisado el móvil y el debate no se ha movido del mismo sitio;
- la reunión es tan larga que la gente «huye» por la puerta, por el ordenador o por el móvil;
- la primera actividad es establecer la próxima reunión;
- una combinación de todos los puntos anteriores.
Tenemos muchas reuniones ineficientes y muchas veces no tenemos conciencia de ello. Aquí vamos a describir cómo utilizamos el Scrum para hacer las reuniones más fluidas, participativas y útiles.
Adaptando el Scrum a las Reuniones
Objetivos claros y Reuniones orientadas a resultados
Al invitar a personas a la reunión, tenga un objetivo claro y diga cuál es el resultado que se alcanzará antes del cierre. Por ejemplo, si el grupo tiene como objetivo construir el plan estratégico de la empresa, al finalizarla, SALDREMOS con una versión del plan estratégico. Puede ser que tengamos varias reuniones hasta conseguir el plan estratégico que debe divulgarse para la empresa, pero en cada reunión dispondremos de un documento del plan para entregar.
Papeles
Igual que en Scrum, algunos papeles son fundamentales.
Meeting Owner
En Scrum el Product Owner (PO) es el responsable de mantener en el Product Backlog los elementos necesarios para la construcción del producto. En la reunión necesitamos un Meeting Owner que mantenga los temas de la reunión en el Backlog de Temas. Es el responsable de:
- perfilar qué temas se podrán tratar en las próximas reuniones;
- priorizar los temas;
- comprimir temas que llevan mucho tiempo o incluso superar el tiempo de las reuniones en asuntos menores, pero aún así relevantes;
- y descartar temas que se hayan vuelto irrelevantes.
Facilitador
Es el Scrum Master de la reunión. Es una persona neutra que conducirá la reunión sin adentrarse en los debates. Sus atribuciones son:
- garantiza que la infraestructura está disponible;
- garantiza que los resultados se han anotado (no tiene que ser el secretario);
- controla el tiempo estimado (o facilita la decisión de quien lo va a controlar) de los temas y de la reunión;
- evita que las personas se desvíen del tema;
- garantiza que se respeten los acuerdos del equipo alcanzados en la reunión;
- y facilita la Retrospectiva.
Equipo de Reunión
No vale de nada llamar a una multitud para tomar una decisión. Las reuniones con demasiadas personas son caldo de cultivo para la ineficiencia, la prolongación de debates y la indecisión. Tenga un grupo cohesionado, formado por las personas que son relevantes para el debate. El concepto de equipo formado por 7 + o - 2 miembros del Scrum se aplica a reuniones también.
Es fundamental invitar a aquellas personas que realmente pueden ayudar a solucionar el problema. Explicitando y explicando la importancia de cada uno de los que ha sido invitado.
Mantenga un Backlog Priorizado de Temas
Las características del Backlog de Temas son las mismas que un backlog de producto. Nuevos temas que no pudieron tratarse pueden entrar en una próxima reunión, otros pueden perder su carácter prioritario o incluso resultar descartados, y muchos serán comprimidos para que quepan en una reunión.
Ejemplo de Backlog de Temas de la reunión:
Backlog Priorizado de Temas para reuniones
Defina los acuerdos del equipo
Empiece cada encuentro visitando y actualizando los acuerdos del Equipo de Reunión (grupos de trabajo, comités, equipos). Los acuerdos sirven para aumentar la eficiencia de la reunión y realizarla dentro del tiempo estimado (nos extenderemos sobre esto más abajo). Por ejemplo: la reunión empiece a la hora establecida, independientemente del número de participantes, o la reunión no empiece hasta que tiene un número X de participantes; vamos a respetar el tiempo establecido para el debate; las decisiones que tomamos se registrarán en el archivo, etc
Lo importante es que estos acuerdos no lleguen muy «pre-parados» a la reunión. Deberán surgir del Equipo que está participando en ella.
Celebre la reunión
Al principio de la reunión, pídele a los participantes que calculen cuánto tiempo creen que necesitarán para debatir cada tema del backlog. Nosotros utilizamos una escala basada en Fibonacci, similar al Punto de Historia (Story Points): 5 minutos, 10 minutos, 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 4 horas y 8 horas.
Backlog Priorizado y Estimado de Temas de las Reuniones
Compresión de temas
Si tienes un tema en el que la previsión de debate es de 4 horas y la reunión solo tiene 2 horas, el Meeting Owner tendrá que comprimir este tema para que quepa en la reunión. Un buen criterio para esto es: «queremos debatir el punto más importante del tema más importante del problema más importante para el cliente más importante».
Embudo de compresión de Puntos del Backlog
En base a la previsión y grado de prioridad dada por el Meeting Owner, tenemos el Backlog de Temas Seleccionados para la Reunión.
Ejemplo de compresión y repriorización del Backlog de Temas:
Ejemplo de compresión y descarte de Temas
La reunión
Con el Backlog de Temas Seleccionados para la reunión que se ha creado, es hora de celebrar la reunión.
Usar una previsión de tiempo es fundamental
Si el tiempo para debatir cada tema no se restringe, se prolongarán y probablemente sobrepasaremos la hora de finalización de la reunión.
Nos gusta ir a la reunión con dos relojes temporizadores. Uno de ellos marca el tiempo total de la reunión y el otro el tiempo previsto para el tema que se está discutiendo.
¿Podemos no respetar el tiempo previsto para debatir un asunto importante?
Nosotros preferimos llegar a un acuerdo de equipo para estas situaciones. En el caso de que un tema sea interesante y el facilitador comprenda que va a romper el tiempo previsto, podemos alargar el tiempo. Sin embargo, está limitado al doble de lo inicialmente estipulado.
Por ejemplo: el tema definir acciones de marketing de televisión para el lanzamiento del producto se estima en 30 minutos. Si es interesante y hay un consenso de que debemos seguir el debate sobre ese tema, podemos discutirlo durante cinco, quince o como máximo 30 minutos más del tiempo previsto. Llegando como máximo a una hora de debate.
Esto evita que la conversación se prolongue indefinidamente sin llegar a una solución, y también permite tratar otros temas dentro de la misma reunión. Es importante destacar que estamos gastando un poco más de tiempo en los temas más prioritarios. Si la reunión termina sin que se hayan tratado todos los temas del backlog, al menos hemos hablado sobre los más importantes.
Resultados más que Actas de Reunión
Las actas suelen ser un gran dolor de cabeza. Normalmente, alguien se responsabiliza de redactarla tras la reunión. Esta persona puede no tener tiempo y el acta tarda en redactarse. Una vez que el citado responsable escriba el acta, empiece el martirio de recoger firmas. Personas que están de vacaciones, personas que están siempre reunidas, personas que salieron de la empresa y otros tipos de percances. Cuando finalmente consigas todas las firmas, la última persona en firmar ve que hay una información esencial que se ha olvidado y empiece todo el proceso de nuevo.
Huye de los deberes de escribir una acta
Como hemos escrito al principio de este artículo, en vez de tener un acta llena de cosas que hacer, preferimos: si estamos allí para definir las acciones de marketing, crear un guión, o elaborar el plan estratégico, al final de la reunión tendremos una versión, aunque sea inicial, de dichos puntos. Si cualquier persona pregunta en qué punto está el trabajo, le enseñaremos resultados y no un papel lleno de intenciones.
Pero la empresa exige que tengamos un acta
Un modelo que nos gusta adoptar es el de registrar en un archivo PowerPoint (o similares, puede ser incluso en Dontpad.com) proyectado para todos. La primera diapositiva es el título y objeto de la reunión o del grupo. La segunda es el Backlog de Temas. La tercera son los acuerdos del equipo. Del cuarto en adelante, utilizamos las diapositivas de la reunión. El título y la fecha de la reunión, y los temas, son las cuestiones tratadas y las acciones planificadas para cada asunto.
Como el PowerPoint se proyecta para todos los que están presentes y puede fácilmente ser compartido con todos, podemos alcanzar un acuerdo de equipo que no es necesario firmar.
Adapta esta práctica a tus restricciones
Si aun así tu empresa usa un modelo estándar de documentos, o en el caso de que sea esencial la firma de los participantes, proyecta el documento para todos mientras tiene lugar la reunión, imprímelo y recoge las firmas tan pronto acabe la reunión, con las personas todavía dentro. NO TE LLEVES TRABAJO PARA CASA.
Revisión de los resultados
Deja 5 minutos de la reunión para revisar los resultados que el equipo alcanzó en aquella reunión.
Retrospectiva: la mejora continua de las reuniones de tu empresa
Reserva más de cinco minutos para retrospectiva. Debate sobre lo que ha sido bueno o lo que puede mejorarse para el próximo encuentro. Cualquier tema que los participantes consideren pertinente: proceso de convocatoria, personas convocadas, temas que se prolongan, resultados alcanzados etc.
Nuestra experiencia
Ya hemos utilizado este formato de reunión diferentes tipos de empresas. De Petrobras hasta Peixe Urbano, pasando por bancos, aseguradoras y Startups. El feedback es siempre positivo y la mayoría de los equipos adopta este formato y lo perfecciona con las especificidades de la empresa.
