Hemos reunido algunas herramientas para el trabajo a distancia que pueden ayudarte en este momento. Para facilitar la identificación de las mejores herramientas para tus necesidades, las hemos dividido en cuatro categorías: Organización, Dinámica e Interactividad, Reuniones y Documentación.
Pero antes, ya entregando el 80% del valor en un 20% de esfuerzo, enumeramos las 3 más utilizadas por el equipo de Knowledge21. ¡En marcha! 😉
Las 3 herramientas más utilizadas por K21
Telegram
Es bueno para aquellos que necesitan comunicarse rápidamente, a través de sonido, texto y vídeos. Además, contiene features con BOT que facilitan nuestras encuestas internas.
Telegram es una aplicación de mensajería centrada en la velocidad y seguridad, es muy rápida, simple y gratuita. Puedes usar Telegram en todos tus dispositivos al mismo tiempo — tus mensajes se sincronizarán en todos tus teléfonos móviles, tabletas u ordenadores.
Con Telegram, puedes enviar mensajes, fotos, vídeos y archivos de cualquier tipo (doc, zip, mp3, etc.), así como crear grupos de hasta 200.000 personas o canales para transmitir a audiencias ilimitadas. Puedes chatear con tus contactos telefónicos o buscarlos por nombre de usuario.
Como resultado, Telegram es como SMS y correo electrónico combinados y puede satisfacer todas tus necesidades de mensajería personal o comercial. Además, admite llamadas de voz cifradas de extremo a extremo.
Referencia: Telegram
Zoom
Es bueno para aquellos que quieren hacer videoconferencias. Quizás la mejor de las herramientas disponibles para esto. Lidia muy bien con conexiones menos estables, por ejemplo. Tiene muchas features, como pizarra y Picture-in-Picture (pequeñas imágenes de los participantes en el rincón de tu pantalla cuando se minimizan).
El sistema Zoom es una herramienta especialmente desarrollada para aquellos que buscan facilidad y practicidad al hacer una videoconferencia con hasta 500 personas simultáneamente.
Otro beneficio relacionado al sistema zoom es su capacidad de almacenamiento, ya que a través de un sistema cloud es posible almacenar las reuniones e incluso enviarlas por correo electrónico a los participantes.
Por otro lado, cuenta con un sistema de chat donde, además de la conversación de audio y vídeo, se puede enviar mensajes escritos al grupo de participantes.
Referencia: We Talk.it
Trello
Es bueno para aquellos que quieren un solo board, pero no se eliminará en poco tiempo. Quizás el board con la mejor usabilidad del mundo, incluso para dispositivos móviles y tabletas.
Trello es una herramienta creada para organizar proyectos personales y corporativos.
Funciona como un panel de administración de proyectos y te permite personalizar los flujos de trabajo para uso personal o de equipo.Desarrollado por la compañía estadounidense Fog Creek Software, Trello hace más fácil (¡en gran medida!) la rutina de trabajo.
Está inspirado en Kanban, un sistema de gestión de proyectos desarrollado por el fabricante de automóviles japonés Toyota en la década de 1960.
Referencia: Trello
Como se mencionó al principio, la lista se divide en cuatro categorías: Organización, Dinámica e Interactividad, Reuniones y Documentación.
Organización
Además de Trello (mencionado anteriormente), te recomendamos:
Slack
Es un espacio de colaboración en el que las personas e informaciones se unen en canales organizados, lo que ayuda a mejorar la comunicación y productividad de los equipos.
Slack funciona como una red social. Con Slack, cualquiera puede crear una sala de chat, con múltiples canales, dentro de una empresa, con diferentes temas y para diferentes grupos. Dentro de cada uno de estos canales, la herramienta te permite intercambiar mensajes de texto, documentos y compartir fotos o vídeos. Como todo está archivado, su mecanismo de búsqueda te permite encontrar fácilmente fragmentos de conversaciones que el usuario puede no haber visto anteriormente.
Con Slack, la compañía también puede crear un canal de comunicación directo con sus clientes, aliados y proveedores. A diferencia del correo electrónico, Slack estructura y organiza las conversaciones mucho mejor, crea una comunicación centralizada y facilita la visualización y búsqueda de documentos.
Referencia: Slack
Miro
Es ideal para hacer varios modelos de facilitación visual, con templates desde Kanbans, Retrospectivas hasta Mind Mapping o modelos abiertos donde puedes crear tu template desde cero. Se debe iniciar sesión y la versión gratuita es bastante completa.
Habilita el descubrimiento multifuncional y el brainstorming a través de una pantalla infinita, un conjunto robusto de widgets, modelos preconstruidos y recursos potentes de la plataforma.
Miro presenta un kit de herramientas perfecto para el Product Owner para crear historias de usuarios o mapas de jornada del cliente, wireframing, roadmap o planificación de sprint, retrospectivas y mucho más.
Referencia: Miro
Dinámicas e Interactividad
Ideaboardz
Es bueno para aquellos que necesitan hacer dinámicas sencillas que exigen interacción, pero que aún no están tan acostumbrados al trabajo a distancia. Es muy sencillo e intuitivo y no hay que iniciar sesión. Con el enlace, todos pueden participar.
IdeaBoardz es una herramienta de colaboración en equipo. La misma permite que los equipos publiquen ideas, recopilen información y reflexionen. También es útil para que los equipos recopilen aportes de ideas durante unos días y luego se reúnan para discutirlas.
La mayoría de los equipos usa IdeaBoardz para realizar reuniones retrospectivas de proyectos, siendo bastante útil para los Scrum Masters. Conocemos equipos que lo usaron para otros tipos de ejercicios de brainstorming, como seis sombreros pensantes, pros y contras, oportunidades de riesgos. Nosotros mismos lo estamos utilizando para recopilar feedback y nuevas ideas para IdeaBoardz.
Referencia: Ideaboardz
Jamboard
Es buena para dibujar de forma colaborativa. No requiere inicio de sesión.
Jamboard es una pantalla inteligente. Visualiza rápidamente imágenes de una búsqueda de Google, guarda los trabajos en la nube automáticamente, usa la herramienta de reconocimiento de forma y escritura a mano fácil de leer y dibuja con un bolígrafo stylus, pero borra con el dedo, como si estuvieras usando una pizarra.
Jamboard hace que el aprendizaje sea visible y accesible para todos los empleados en la sesión Jam. Además, es fácil presentar Jams en tiempo real en Hangouts, lo que te permite compartir o conectarte con el mundo real.
Referencia: Jamboard
Funretro
Ideal para un Scrum Master y facilitador de ceremonias en equipo. Tiene muchas templates de retrospectiva y funciona muy bien a distancia, pero su versión gratuita sólo permite la creación de 3 boards compartibles.
FunRetro es una herramienta retrospectiva divertida que cada Scrum Master puede usar en su sesión regular de sprint para discutir qué salió bien y qué no. Puedes identificar fácilmente obstáculos y discutir ideas para mejoras que te permitirán avanzar sin impedimentos.
También es una gran oportunidad para que todos vean y comprendan el flujo de trabajo y las colaboraciones, mientras resuelven problemas con esto.
¿Su resultado? Una lista de puntos y notas que el equipo puede ejecutar, perfeccionar o explorar como ideas. También podrás consultar tus notas de la retrospectiva del sprint anterior y asegurarte de que se hayan cumplido todos los elementos.
Referencia: Funretro
Slice (wBrain)
Es útil para aquellos que necesitan facilitar reuniones a distancia, boards y timebox sincronizado por varios usuarios con intercambio de enlaces.
Reuniones
Además de Zoom que mencionamos al principio de esta publicación, también recomendamos:
Discord
Para empresas con múltiples equipos a distancia que necesitan trabajar juntos o sincronizar acciones, reduciendo el tiempo de espera entre mensajes. Funciona como un workplace. Se puede hacer videollamadas, compartir una pantalla y es fácil cambiar entre salas de voz.
Discord es un sistema de comunicación que surgió para satisfacer las necesidades de los que juegan, pero el servicio comenzó a usarse en el mercado corporativo por todo tipo de profesionales.
El primer paso es comprender la estructura y terminología de Discord. Comencemos por el servidor, que es el espacio donde te comunicas con las personas. El servidor puede ser toda tu empresa, un departamento, un equipo o un grupo de amigos. En resumen, es el espacio donde la comunicación se llevará a cabo.
Dentro del servidor hay canales que funcionan como subtemas. Los nombres de los canales siempre empiezan con un hashtag.
Referencia: Vladcampos
Big Maker
Es bueno para aquellos que necesitan hacer presentaciones online. Es posible separar el contenido presentado en público y privado, proporcionando una contraseña para acceder al contenido privado. Por ejemplo, impartir clases y mostrar la clave de respuestas sólo a aquellos que hayan terminado el ejercicio.
BigMarker es un lugar para albergar conferencias, clases, presentaciones, webinars y webcasts on-line y en vivo desde tu ordenador al mundo. Proporciona todas las herramientas para que tu evento sea exitoso, desde la programación y promoción hasta las portadas, registro, venta de entradas, generación de leads, recordatorios y comunicación con el público, albergar en vivo hasta 1.000 participantes, grabación y creación de tu audiencia en tu canal en BigMarker.
BigMarker usa la última tecnología basada en navegador para que no se requieran descargas ni instalaciones. Obtienes tu propia sala de conferencia virtual, que se puede personalizar con tu logotipo/tema. Puedes insertar tus eventos para alojarlos directamente desde tu sitio web. Puedes optar por hacer que tus eventos sean gratuitos o pagados al establecer los precios de las entradas o aceptar donaciones opcionales de los participantes.
Dentro de tu evento, puedes compartir hasta 9 webcams y presentar contenido: presentaciones, vídeos o toda tu pantalla. Los participantes pueden chatear, levantar la mano o ser invitados a hacer preguntas.
Referencia: Get App
Jitsi
Es bueno para aquellos que no tienen la opción de instalar una herramienta en el dispositivo, necesitan compartir la pantalla y también quieren usarla en dispositivos móviles.
Jitsi es un conjunto de proyectos de código abierto que te permite crear e implantar fácilmente soluciones seguras de videoconferencia. En el corazón de Jitsi están Jitsi Videobridge y Jitsi Meet, que permiten conferencias en Internet, mientras que otros proyectos en la comunidad permiten otros recursos, como audio, discado, grabación y transmisión simultánea.
Referencia: Jitsi
Documentación
DontPad
Herramienta para editar textos sencillos colaborativamente. Es un Bloc de Notas Online, donde las actualizaciones se pueden realizar de forma sincrónica.
Puedes usar la pizarra colaborativa de dontpad. Funciona de la siguiente manera: abre cualquier browser, escribe dontpad.com/nombre (de la sala que crearás), pásalo a tus amigos, y todos entrarán en una misma sala de chat.
Referencia: Dailson
Google Docs
La mejor herramienta para editar un texto colaborativamente. Es la que mejor maneja las ediciones simultáneas de más de una persona. También cuenta con la opción de publicar comentarios y sugerir cambios.
En su expresión más simple, Google Docs es un producto al estilo SaaS (Software as a Service), que ofrece a los usuarios domésticos los medios no sólo para crear y editar documentos de texto, plantillas electrónicas y presentaciones sin la necesidad de instalar ningún programa en tu ordenador (ya que los programas se instalan en los servidores de Google y la comunicación del usuario con ellos, o la interfaz, se realiza a través del programa navegador), así como el almacenamiento de los archivos así creados en esos mismos servidores (es decir, en lo que se llama convencionalmente de nube). Y la mejor parte: hasta una cantidad limitada de espacio de almacenamiento utilizado, el servicio es gratuito para usuarios domésticos.
Referencia: EM
Google Docs Drawings
Es bueno para aquellos que ya usan Google Docs y quieren hacer algo sencillo y rápido que se usará en algún otro documento. No es tan interactivo, por lo que su uso es bien limitado.
Google Drawing es una herramienta de dibujo y forma parte de Google Docs. Con esta herramienta puedes crear dibujos online utilizando formas, figuras y textos, enriqueciendo tus presentaciones y documentos, ya que también es posible guardar o simplemente copiar todo para una presentación en Power Point, por ejemplo.
Referencia: TechTudo
Otras herramientas
Además de los consejos mencionados anteriormente, también resumimos algunas de las principales herramientas, considerando las siguientes funcionalidades:
Audio y Vídeo
Comunicación activa con la posibilidad de administrar el audio de los participantes
Facilitación Visual
Posibilidad de utilizar un whiteboard, por ejemplo, mientras se presenta
Subsalas
Durante la reunión, formar subgrupos para debatir en un grupo más pequeño y luego regresar al grupo total.
Compartir Pantalla
Posibilidad de que los participantes compartan sus pantallas y faciliten la comunicación
Instalación
Dado que muchas compañías tienen políticas de instalación de softwares, hemos identificado qué programas no dependen de la instalación.
Enlace de las herramientas que no se detallan en el artículo anterior
Remo
Sococo
Teams
Whereby
Deskle
Como nuestro principal valor es la colaboración, debemos agradecer el apoyo de los Agile Experts de Knowledge21 que contribuyeron a la identificación de estas herramientas. ¡Gracias, Lula, Raquel Tanurcov, Rafaela Sampaio, Mauricio Andreazza, Renan Melo, Alex Marmute y Monira Lima!
Te invitamos a hablar sobre los beneficios de la Cultura Ágil y Scrum. Súmate a nuestra formación ONLINE de Certified ScrumMaster.
