Con el avance del modelo de trabajo distribuido (y ahora con el trabajo desde casa), las personas comienzan a enfrentarse a nuevas dificultades, especialmente con las reuniones a distancia. Ahora se vuelve más complicado organizar tu propio trabajo y, seamos sinceros, la dinámica de las reuniones con equipos distribuidos es muy diferente de la dinámica presencial.
¡Ahora, más que nunca, es importante concentrarse y no agotar el timebox de las reuniones! A continuación, te ofrecemos una serie de consejos para que tu reunión sea lo más productiva posible.
1. Antes de la reunión
1.1. Verifica los recursos necesarios para asegurarte de que la reunión transcurra sin problemas.
¿Usarás micrófono y cámara? Pruébalos antes. Asegurarte de que tu hardware y conexión funcionen antes de cada reunión es un acto pequeño y rápido que puede ahorrarte mucho tiempo a largo plazo.
1.2. Ten a mano todo lo que necesitas para que la reunión se lleve a cabo.
¿Necesitarás una presentación? Separa el archivo antes y déjalo abierto. Prueba si el archivo se puede presentar utilizando la herramienta elegida para la presentación. Es bueno prevenir, de esta manera tenemos garantías de que el equipo no esperará hasta que encuentres y abras un documento específico.
2. Al ingresar en la reunión
2.1. Entra con tu micrófono silenciado.
¡Especialmente si has llegado tarde! Lo llamamos entrar sin llamar a la puerta. Como no sabemos quién está hablando, si la reunión ha comenzado y qué está sucediendo, nos esforzamos por entrar en silencio y no interrumpir la línea de pensamiento del orador.
2.2. Avisa al principio o por chat sobre las salidas necesarias.
¿Tienes otra reunión o algo programado que no puedes postergar? Notifícalo al comienzo de la reunión si tienes la oportunidad, o deja la información en el chat.
3. Durante la reunión
3.1. Respeta los discursos de las personas.
Es importante no interrumpir o hablar por encima de las personas cuando tenemos reuniones a distancia. Además de dificultar la comprensión de lo que está sucediendo, interrumpir la línea de pensamiento de alguien puede tomar aún más tiempo para reanudarla. Sin contar con las discusiones paralelas que surgen de la interrupción que pueden tomar más tiempo del que deberían.
3.2. Mantén la cámara abierta.
Esto aumenta la efectividad de tu comunicación. Los seres humanos usan muchas señales no verbales para la comunicación, como el tono de voz y la expresión facial. El verse cara a cara resuelve muchas cosas y puede evitar muchas discusiones debido a la falta de comprensión. Sólo apaga la cámara si la señal de internet es realmente mala.
3.3. Ojo con la cámara.
Compórtate como si estuvieras en una reunión presencial. Es fácil olvidar que estamos siendo observados. Estate atento.
3.4. Mantén el micrófono silenciado cuando no estés hablando.
Además de mejorar la conexión, evitas que los ruidos aleatorios que ocurren a tu lado interrumpan la línea de pensamiento del hablante o dificulten la escucha de la persona.
3.5. Ten siempre agua disponible en la mesa.
Hablamos mucho en las reuniones; para no interrumpir el flujo de pensamiento y asegurarte de que no te perderás nada de la reunión, mantén un vaso de agua a mano.
3.6. Ojo al compartir tu pantalla. Cuando termines de compartir información, desactívala.
De nuevo, compórtate como si estuvieras en una reunión presencial. Dejar la pantalla conectada exige estar alerta para no mostrar pantallas con información personal.
4. Al salir de la reunión
4.1. Sal sin cerrar la puerta.
Si necesitas abandonar la reunión antes de que termine, despídete en el chat y sal en silencio. Si en algún momento necesitas ausentarte de la reunión , usa el chat como mensaje. La gente leerá cuando las conversaciones se calmen por un momento.
REGLA DE ORO: Si aparece un niño o una mascota en el vídeo e interrumpe la llamada… Sonríe. Home office es así. Terminamos teniendo una invitación temporal a la intimidad de las personas y es importante entender que en este momento las cosas están un poco confusas. Aprovecha este momento para mejorar el estado de ánimo del equipo; todos estamos en el mismo barco.
Creo que se ha podido notar que todos estos consejos son para mantenerse enfocado en lo que importa. Ya tenemos suficientes desafíos en el entorno de home office, es importante que no creemos más. ¿Quieres herramientas para hacer que las reuniones a distancia sean más interactivas? ¡Descúbrelo aquí!
